L’organisation d’un événement d’entreprise nécessite passablement de rigueur. Il est important de commencer la conception minimum trois mois avant, il est donc fortement conseillé de préparer votre fête de fin d’année dès septembre ! L’événementiel est certes récréatif mais il ne faut pas sous-estimer la charge de travail que cela représente. C’est pourquoi, en tant que professionnels, nous vous recommandons de déléguer à une agence ou de mandater quelqu’un pour gérer tout le projet. Voici le petit mémo des Créatifs Associés :
1. Planification
La planification est le maître-mot dans l’organisation d’un événement. Si vous prévoyez d’inviter vos collaborateurs ou vos clients à célébrer, pensez-y au moins trois mois avant. La sélection et la réservation de la salle, du traiteur et des animations demandent du temps. Puis, élaborez un planning très précis des différentes tâches à réaliser, idéalement sous la forme d’un rétroplanning Xcel.
2. Organisation
Travaillez de manière très ordonnée et créez des outils de travail efficaces tels qu’une check-list et une liste de contacts de tous les prestataires ainsi que des numéros d’urgence. N’oubliez pas de préparer des briefings pour chaque intervenant.
3. Fil rouge
Un événement reflète la philisophie de l’entreprise. Il est donc important que le message transmis lors des festivités corresponde à la stratégie marketing. Tout au long de l’événement, de l’invitation à la décoration, en passant par les animations ou les remerciements, votre concept devra être précis et attractif.
4. Lâcher-prise
Le point le plus difficile peut-être. Il y a un moment durant votre événement où il faut lâcher prise et profiter pleinement de l’instant. Ce sont les quelques minutes magiques où le temps s’arrête. Si vous arrivez à apprécier l’ambiance, vos convives le ressentiront.
5. Les erreurs du débutant
Dans l’événementiel, il y a certaines précautions à prendre. Assurez-vous d’avoir fait toutes les demandes d’autorisation et d’assurance nécessaires. Prévenez le voisinage, réservez des taxis pour le retour de vos collaborateurs etc. Last but not least, ne sous-estimez pas les rangements ni les nettoyages !
En tant qu’experts de l’événementiel, nous vous conseillons et accompagnons dans la création et l’organisation de vos festivités. Quelle que soit la taille de votre événement, nous vous garantissons un concept réfléchi et cohérent et une gestion minutieuse de tous les paramètres. Déchargez-vous de cette mission.
